Firmenfeier planen: Deko, Timing und Budget

Die meisten Firmenfeiern werden nicht durch schlechte Deko schlecht, sondern durch einen Aufbauplan, der in Excel funktioniert und in der Halle nicht. Bei uns fängt jede Planung mit einer Frage an: Wer darf wann in den Raum? Solange die Technik noch Kabel zieht und das Catering Kühlwagen reinfährt, kann kein Florist Blumen hinstellen. Deshalb bauen wir in zwei Wellen. Erst die großen Sachen wie Bühnenrahmen, Pflanzenkübel und Vorhangstoffe, was zwei Stunden dauert. Danach, wenn die Technik fertig ist, kommt der Feinschliff mit Tischdeko, Kerzen und Blütenaufsätzen, nochmal anderthalb Stunden. Zwischen den beiden Wellen liegt bei uns bewusst eine Pause von einer Stunde, weil in der Praxis fast immer etwas länger dauert als geplant. Beim Budget hilft eine grobe Faustregel: Ein Drittel geht in die Bühne und den Eingang, ein Drittel in die Tischdeko, ein Drittel in Blütenmaterial und Reserve. Wer nur an der Tischdeko spart, spart am falschen Ende, weil die Bühne auf jedem Foto im Bild ist. Bei gleichem Geld macht eine aufwendige Tischdeko für zwanzig Tische weniger her als ein kräftiges Bühnenbild plus schlichte Aufsätze an den Tischen. Das klingt nach Trick, ist aber eine einfache Wahrheit: Gäste erinnern sich an den Moment, in dem sie den Raum betreten, nicht an die Anzahl der Blüten auf ihrem Tellerrand. Ein Punkt, der oft Geld kostet, ohne dass jemand vorher davon spricht: Verleih und Rückgabe. Stoffe, Vasen und Möbel müssen nach der Feier wieder beim Anbieter sein, sonst kommen Nachmietkosten. Wir planen deshalb den Abbau direkt als eigenen Punkt im Zeitplan ein, mit Uhrzeit, Fahrzeug und Personenzahl. Wenn die Feier um 23 Uhr endet, beginnt der Abbau um 23.30 Uhr und ist um 1.30 Uhr durch. Wer erst am nächsten Tag abbaut, zahlt bei vielen Locations eine zusätzliche Hallenmiete. Für wiederkehrende Feiern lohnt sich außerdem ein Konzept, das ihr jedes Jahr aufgreift und in neuen Farben auslegt. Wir haben Kunden, die seit drei Jahren dasselbe Grundgerüst nutzen und nur die Jahresfarben tauschen. Der Aufbau dauert dadurch jedes Mal eine Stunde weniger, das Material liegt bei uns im Lager, und die Kosten sinken um etwa zwanzig Prozent, weil nichts neu eingekauft werden muss. Ihr müsst dafür keine riesige Feier haben, das rechnet sich schon ab achtzig Gästen.